TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

Training Implementasi Dari Konsep Integrasi Electronic Imaging System Dengan Record Management System

Training Implementasi Dari Electronic Document Management System

agenda training implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system

Deskripsi

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

Tujuan

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu:

Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
Materi

Definisi Arsip/ Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/ Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/ Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/ Dokumen Perusahaan
Nilai Guna, Fungsi Dan Manfaat Arsip/ Dokumen Bagi Lembaga Negara/ Badan Pemerintahan Dan Perusahaan/ Perorangan.
Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/ Dokumen.
Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/ Dokumen Perusahaan
Regulasi terbaru Mengenai Pengolahan Dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan.
Prosedure Filing System.
Langkah-Langkah Proses Filing
Pembuatan Dan Penggunaan Filing Alfabetis
Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Numerik
Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Geografis Dan Filing Surat Subyektif
Pemaparan Metode Pengawasan Dan Pemindahan Arsip
Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
Pembentukan & Pemeliharaan Sistim FIling
Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan.
Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
Pemaparan Undang-Undang Kearsipan Ri Mulai Dari Awal Hingga Yang Undang-Undang Yang Terakhir (dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan  UU Kearsipan 43 2009).
Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen
Menghitung rumus ratio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
Memahami implementasi dari  document control based on ISO 9001.
Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
Langkah-langkah Operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
Cases study/ diskusi/ tanya jawab.
Metode
Presentasi, diskusi, dan studi kasus

Peserta

Training ini diperuntukkan bagi:

Staff, Supervisor dan yang di atasnya ataupun divisi lainnya;
Profesional yang ingin menambah pengetahuan mengenai Electronic Filling With Integrated Document Management System And E-Mail Handling.

Instruktur

Titik Nurbiyati,  M.Si. dan Team

Jadwal Pelatihan Agenda Training 2021: agenda training

Jadwal Pelatihan agendatraining Tahun 2021 :

  • 19-20 Januari 2021
  • 16-17 Februari 2021
  • 16-17 Maret 2021
  • 20-21 April 2021
  • 18-19 Mei 2021
  • 15-16 Juni 2021
  • 20-21 Juli 2021
  • 17-18 Agustus 2021
  • 21-22 September 2021
  • 19-20 Oktober 2021
  • 16-17 November 2021
  • 21-22 Desember 2021

Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda dengan catatan kuota peserta minimum 2 (dua) peserta terpenuhi. agenda pelatihan implementation of electronic filing with integrated document management system and e-mail handling

Biaya dan Lokasi Pelatihan : agenda training implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system terbaru

Lokasi : agenda training implementasi dari electronic document management system terbaru

· Jakarta : Hotel Amaris Kemang, Amaris Tendean,Trinity Hotel, Ibis Budget.

· Bandung : Hotel Santika, Hay Hotel,Ibis Style, Novotel Hotel, Golden Flower Hotel, 1O1 Hotel, Grand Tjokro Hotel, Tune Hotel, Four Point by Sheraton Hotel.

· Yogyakarta : Hotel NEO+ Awana, Cordela Hotel,Ibis Style, Boutique Hotel, Cavinton Hotel, Mutiara Hotel, Dafam Malioboro Hotel, Prima Inn Hotel .

· Surabaya : Novotel Hotel, Ibis Center Hotel, HARRIS Hotel, Favehotel, Alana Hotel .

· Malang : Amaris Hotel, The 1O1 Hotel, Ibis Style Hotel, El Hotel, Whiz Prime Hotel .

· Bali : Ibis Kuta, Fontana Hotel, HARRIS Hotel & Conventions .

· Lombok : Favehotel, Novotel Lombok, D Praya Hotel .

Catatan : Biaya diatas belum termasuk akomodasi/penginapan. agenda pelatihan implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system

Investasi Pelatihan Agenda Training : agenda training implementasi dari electronic document management system

1. Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

2. Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan Agenda Training : agenda training management system

1. FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)

2. FREE Akomodasi Peserta ke tempat pelatihan .

3. Module / Handout

4. FREE Flashdisk .

5. Sertifikat

6. FREE Bag or bagpackers (Tas Training) .

7. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)

8. 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner.

9. Souvenir .

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Tanyakan pada kami ?

Kami di sini untuk membantu Anda! Jangan ragu untuk menanyakan apapun kepada kami. Klik di bawah untuk memulai obrolan.

Marketing

Dina

Online

Dina

Hai, tanyakan pada kami ? 00.00